Vous avez travaillé fort à recruter un candidat et investit beaucoup de temps et d’argent pour y parvenir et le jour de son entrée en poste est enfin arrivé mais, attention avant de crier victoire! Il est maintenant temps de l’intégrer dans votre organisation et de vous assurer que tout se déroule sans mauvaises surprises et d’éviter de tomber dans les statistiques des mauvaises embauches.

Il nous fait plaisir de vous partager le fruit de nos 20 années d’expérience en recrutement et de vous offrir un petit guide qui pourra, en 4 étapes simples, vous aider à maximiser vos chances de réussites lors de l’intégration de vos nouveaux employés.

Si vous faites partie de l’équipe de RH de votre entreprise, vous devez impérativement mobiliser et impliquer les superviseurs directs des nouveaux employés ainsi que l’équipe de direction de l’entreprise. L’intégration doit devenir une partie intégrante du processus de recrutement de votre entreprise.

Voici comment faire :

L’accueil

Trop de nouveaux employés sont laissés à eux-mêmes lors de leur entrée en poste. Vous désirez qu’ils développent rapidement un sentiment d’appartenance envers votre entreprise et que leur productivité soit rapidement à la hauteur de vos attentes? Tout commence par un accueil chaleureux. Le nouvel employé doit être accueilli par son supérieur immédiat et le sourire n’est pas optionnel. Prenez le temps de lui présenter les différents membres de l’équipe en lui expliquant de quelle façon il sera amené à collaborer avec eux. Préparez-lui des documents contenant tous les renseignements nécessaires au sujet de l’entreprise et de ses fonctions. Assurez-vous que son poste de travail est prêt et qu’il dispose de tout le matériel nécessaire. Expliquez-lui également quelles tâches l’attendent pour sa première journée et sa première semaine. Il est important de l’informer des politiques et codes de conduites qui prévalent au sein de l’entreprise et de lui expliquer ce qu’on attend de lui en termes de rendement.

La formation

Vous avez la chance d’être en bons termes avec l’employé qui quitte et il accepte de former celui qui prendra sa place avant de quitter ses fonctions? Quelle chance! Mais ce n’est pas toujours aussi facile. Pour vous assurer que le nouvel employé sera rapidement efficace et qu’il ne se sentira pas trop perdu lors de ses premières journées au sein de votre entreprise, vous pouvez le jumeler avec un autre employé qui a une bonne connaissance des tâches requises pour ce poste et qui jouera le rôle de mentor. Vous pouvez aussi prévoir des réunions avec les membres les plus importants de l’équipe afin d’aider le nouvel employé à mieux comprendre les tâches qu’il aura à accomplir.

L’évaluation

La plupart des entreprises fixent une période de probation de trois ou six mois durant laquelle les dirigeants détermineront si l’employé a ce qu’il faut pour combler ce poste de façon permanente. Afin de faire une évaluation pertinente, prenez des notes chaque fois que vous remarquez quelque chose de positif ou de négatif. Par contre, n’attendez pas que la période de probation soit terminée pour lui faire remarquer quelles sont ses forces et ses faiblesses. Lorsqu’une modification s’impose, il est important de lui en parler le plus vite possible. Au terme de la probation, vous pourrez également demander à l’employé de faire une autoévaluation que vous pourrez comparer avec la vôtre. Voici quelques points à observer : la gestion du temps, le sens de l’organisation, la gestion du stress, le désir d’apprendre, l’autonomie, la capacité de travailler en équipe, la facilité à communiquer, la confiance en soi, la satisfaction face aux tâches à accomplir, la ponctualité, le dévouement, le leadership, etc. Vous pourrez ensuite prévoir une rencontre pour discuter ensemble des forces et faiblesses de l’employé. Commencez par souligner ses accomplissements et enchaînez ensuite avec les points à améliorer. Ne dénigrez pas l’employé. Établissez ensemble des objectifs qui devront être atteints au cours des prochains mois. Il est important qu’il sente que son travail est apprécié et que son patron a confiance en sa capacité de s’améliorer.

La rétroaction

Plusieurs employeurs ne se préoccupent pas de cette étape, mais il est important de prendre le temps de demander au nouvel employé comment il se sent après une journée et après quelques jours afin de savoir si vous pouvez faire quelque chose pour le rendre plus à l’aise ou pour l’aider à augmenter sa productivité. Prenez le temps de répondre à ses questions et de l’écouter. Vous pourrez ainsi régler certains points à la source avant qu’ils ne se transforment en problèmes.

Le coût d’un roulement élevé de personnel est souvent sous-estimé par les gestionnaires. Pourtant, il suffit de poser ces quelques gestes pour éviter, quelques mois plus tard, de perdre un employé que vous avez eu tant de mal à trouver et à former. Ça vaut la peine d’y penser!

En résumé

L’intégration est l’étape ultime de votre processus de recrutement et négliger cette étape peut avoir des conséquences négatives pour l’entreprise.  Si, malgré tous vos efforts, vous avez des postes qui demeurent problématiques à combler, n’hésitez pas à communiquer avec nous afin de profiter de notre expertise ou de discuter de votre besoin, et ce, sans aucune obligation de votre part. Il nous fera un plaisir d’échanger avec vous et de répondre à toutes vos questions.

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